Regulamin zgłoszeń zewnętrznych zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów

Regulamin zgłoszeń zewnętrznych zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów

 Zgodnie z art. 34 Ustawy o sygnalistach, PIW PWZ w Ożarowie Mazowieckim w ramach procedury zgłoszeń zewnętrznych

1) przyjmuje zgłoszenie zewnętrzne

2) dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego, polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, oraz na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa
w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu, a jeżeli nie należy – na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych

3) rozpatruje zgłoszenie zewnętrzne – w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa
w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu

4) przekazuje zgłoszenie zewnętrzne niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach – nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych – w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania tego organu – oraz informuje o tym sygnalistę

5) podejmuje działania następcze z zachowaniem należytej staranności

6) przekazuje sygnaliście informację zwrotną

 

Zgłoszenie zewnętrzne

  1. 1. Każdy kto posiada wiedzę, o naruszeniu prawa może przekazać zgłoszenie o tym fakcie zgodnie
    z procedurą zgłoszenia zewnętrznego do Powiatowego Lekarza Weterynarii PWZ w Ożarowie Mazowieckim, w sposób, który gwarantuje zachowanie poufności danych osobowych oraz przekazanych informacji:

Kanały zgłoszeń

  • Poczta tradycyjna na adres podmiotu:

Powiatowy Inspektorat Weterynarii Powiatu Warszawskiego Zachodniego, ul. Poznańska 129/133, 05-850 Ożarów Mazowiecki z dopiskiem „Sygnaliści”

  • Poczta elektroniczna : …………………….
  • Zgłoszenie ustne, w tym celu prosimy o wskazanie potrzeby kontaktu celem dokonania zgłoszenia
  1. Zgłoszenie powinno zawierać, jeżeli jest to możliwe:

1) dane osób, które dopuściły się naruszenia prawa, tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy;

2) opis i datę naruszenia;

3) dowody na poparcie wskazywanych w zgłoszeniu naruszeń;

4) dane kontaktowe osoby zgłaszającej naruszenie.

 

Kto może dokonać zgłoszenia zewnętrznego

Sygnalista to osoba, która spełnia poniższe przesłanki:

  1. a) jest osobą fizyczną,
  2. b) zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa, o którym mowa w art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów,
  3. c) informację o naruszeniu prawa uzyskano w kontekście związanym z pracą, o którym mowa w art. 4 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów.

 

Ochrona sygnalistów

  1. Zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów, sygnaliści podlegają ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że przyjmujący zgłoszenie ma podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa (art. 6 ustawy o ochronie sygnalistów).
  2. PIW PWZ w Ożarowie Mazowieckim zapewnia, że:
  • wyłącznie pracownicy upoważnieni mają dostęp do pełnej treści zgłoszenia i danych osobowych sygnalisty,
  • dostęp do informacji zawartych w zgłoszeniu jest ograniczony, a dane dotyczące sygnalisty są przechowywane w zabezpieczonym miejscu, do którego dostęp mają wyłącznie osoby upoważnione,
  • możliwość kontaktu z sygnalistą mają jedynie pracownicy upoważnieni do przyjmowania zgłoszeń
  1. Dane osobowe sygnalistów przetwarzane są w oparciu o wymagania prawne zawarte
    w ustawie o ochronie sygnalistów oraz RODO  oraz zostały szerzej ujęte w Klauzuli informacyjnej, która jest zamieszczona poniżej
  2. Przepisów o objęciu ochroną sygnalistów nie stosuje się do spraw, o których mowa w art. 5 ustawy o ochronie sygnalistów, w szczególności w zakresie przepisów:
  • o ochronie informacji niejawnych,
  • tajemnicy zawodów medycznych i prawniczych,
  • tajemnicy postępowania karnego.
  1. Sygnalistom przysługuje ponadto ochrona prawna przed stosowaniem wobec nich działań odwetowych. Środkami ochrony prawnej są m.in.: złożenie zawiadomienia o możliwości popełnienia przestępstwa-zastosowania wobec sygnalisty działań odwetowych, do organów ścigania tj. Policji i jednostek prokuratury lub wystąpienie z roszczeniem o odszkodowanie lub zadość uczynienie za dopuszczenie się zastosowania działań odwetowych.
  2. Zgłoszenia lub ujawnienia publiczne nie może stanowić podstawy odpowiedzialności (m.in. dyscyplinarnej) za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5).

 

Procedura rozpatrywania zgłoszenia zewnętrznego

  1. Zgłoszone przez sygnalistę naruszenie przepisów prawa będzie poddane analizie
    z zachowaniem poufności oraz zostaje wpisane do rejestru zgłoszeń zewnętrznych, do którego mają dostęp jedynie osoby uprawnione.
  2. Tryb postępowania obejmuje poniższe etapy:
  • potwierdzenie wpływu zgłoszenia, jeśli sygnalista wskazał dane kontaktowe,
  • wstępna weryfikacja zgłoszenia,
  • podjęcie działań następczych i wszczęcie postępowania wyjaśniającego, jeśli zgłoszenie jest zakwalifikowane jako podlegające pod przepisy ustawy o ochronie sygnalistów,
  • kontakt z sygnalistą – jeśli występuje konieczności uzupełnienia informacji od niego,
  • informacja zwrotna do sygnalisty o wyniku postępowania ze wskazaniem planowanych lub podjętych działań naprawczych.
  1. PIW PWZ w Ożarowie Mazowieckim rozpatruje zgłoszenia zewnętrzne w ramach swoich kompetencji jako organ administracji rządowej w zakresie określonym w art. 3 ustawy
    o ochronie sygnalistów.
  2. PIW PWZ w Ożarowie Mazowiecki przekazuje informację zwrotną do sygnalisty na otrzymany w zgłoszeniu w danych kontaktowych adres do korespondencji. Informacja zostanie przekazana w terminie …………miesięcy od daty potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia.
    W przypadku konieczności dalszego działania ze strony PIW PWZ w Ożarowie Mazowiecki pełna informacja zostanie przekazana sygnaliście w terminie ………… od dnia przyjęcia zgłoszenia, czym poinformujemy go wcześniej w terminie do …………

Zgłoszenie anonimowe

  1. Możliwe jest anonimowe zgłoszenie nieprawidłowości za pośrednictwem e-mail na adres: …………………
  2. Każde zgłoszenie anonimowe podlega wpisowi do rejestru.
  3. W przypadku pozostawienia anonimowego zgłoszenia bez biegu, osoba odpowiedzialna za ma obowiązek wskazania przyczyn uzasadniających taką decyzję.
  4. Jeżeli w toku rozpatrywania zgłoszenia anonimowego zostanie ustalona tożsamość zgłaszającego, osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń niezwłocznie nadaje mu status sygnalisty w rozumieniu ustawy .

 

Działania następcze

  1. Działania następcze – to działania podjęte przez PIW PWZ w Ożarowie Mazowieckim, w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz w stosownych przypadkach, w celu zaradzenia naruszeniu będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym poprzez takie działania, jak dochodzenie wewnętrzne, postępowanie wyjaśniające, wniesienie oskarżenia, działania podejmowane w celu odzyskania środków lub zamknięcie procedury;
  2. PIW PWZ w Ożarowie Mazowieckim podejmie działania następcze w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia.

Takimi działaniami mogą być:

  • postępowanie wyjaśniające,
  • wniesienie oskarżenia,
  • działania podejmowane w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie postępowania.
  1. Czynności podjęte na skutek zgłoszenia sygnalisty zmierzają do zapobieżenia lub usunięcia skutków naruszenia prawa oraz dokonania adekwatnych działań naprawczych.

 

Zgłoszenia fałszywe, zgłoszenia w złej wierze

  1. Zgłoszenie nieprawidłowości może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze.
  2. Sygnalista powinien mieć na uwadze, że może ponieść określone prawnie sankcje za dokonanie bezpodstawnego zgłoszenia, tj. jeżeli świadomie i celowo dokonuje zgłoszenia naruszenia prawa, które w rzeczywistości nie miało miejsca (art. 57 ustawy o ochronie sygnalistów).

 

Klauzula informacyjna dla sygnalisty PIW PWZ w Ożarowie Mazowieckim

  1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Powiatowy Lekarz Weterynarii
    Powiatu Warszawskiego Zachodniego w Ożarowie Mazowieckim, ul. Poznańska 129/133, 05-850 Ożarów Mazowiecki
  2. Administrator Danych Osobowych wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, Marię Pozorońską, z którą może się Pani/Pan skontaktować w sprawach związanych z ochroną danych osobowych pisząc na adres e-mail: [email protected]
  3. Administrator przetwarza Pani/Pana dane osobowe w celach związanych ze spełnieniem obowiązków wynikających z Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów, a dotyczących zgłoszenia zewnętrznego
  • w zgodzie z art. 6 ustęp 1 lit c RODO tj. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze dokonując weryfikacji oraz rozpatrzenia i realizacji zgłoszenia
  • w zgodzie z art. 6 ustęp 1 lit f RODO tj. przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora a dotyczy przetwarzania dodatkowych danych osobowych oraz danych osobowych zgłaszanego
  • dane osobowe zgłaszającego, który wyraża zgodę na ujawnienie danych są przetwarzane na podstawie zgody tj. art. 6 ustęp 1 lit a RODO
  1. W związku z przetwarzaniem danych w celach, o których mowa w pkt 3, odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być:
  • organy władzy publicznej oraz podmioty wykonujące zadania publiczne lub działające na zlecenie organów władzy publicznej, w zakresie i w celach, które wynikają
    z przepisów powszechnie obowiązującego prawa;
  • inne podmioty, które na podstawie stosownych umów podpisanych z Powiatowym Inspektoratem Weterynarii, przetwarzają dane osobowe dla których Administratorem jest Powiatowy Lekarz Weterynarii PWZ w Ożarowie Mazowieckim
  1. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów określonych w pkt 3, a po tym czasie przez okres oraz w zakresie wymaganym przez przepisy obowiązującego prawa, tj. maksymalnie 3 lata od końca roku kalendarzowego,
    w których zakończono działania dotyczące zgłoszenia
  2. Przetwarzane dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich.
  3. Przetwarzane dane nie będą podlegały profilowaniu.
  4. W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych przysługuje Pani/Panu:
  • prawo dostępu do danych osobowych, w tym prawo do uzyskania kopii tych danych;
  • prawo do żądania sprostowania (poprawiania) danych osobowych
  1. W przypadku uznania, że przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych dokonywane jest przez Administratora z naruszeniem prawa, w tym RODO, przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

 

 

 

 

 

Skip to content